Kompleksowy system B2B wspomagający proces sprzedaży i zakupów

CO TO JESTB2B

Określenie B2B (z angielskiego „Business-to-business”) znalazło zastosowanie w informatyce jako określenie dla grupy systemów informatycznych, które wspomagają współpracę przedsiębiorstwa z innymi przedsiębiorstwami (klientami, dostawcami i innymi kontrahentami).

Dlaczego zatem potrzebne są systemy B2B? W Galactica mówimy, że system B2B ma przenieść ciężar wprowadzania danych do systemu informatycznego na Twoich kontrahentów i zorganizować przepływ dokumentów związanych ze współpracą. To są główne argumenty, dzięki którym: handel w Twojej firmie będzie lepiej zorganizowany, będzie absorbował mniejszą liczbę pracowników, umożliwi kontrahentom sprawniejsze kupowanie od Ciebie towarów i usług oraz sprawniejsze sprzedawanie własnych towarów Twojej firmie. Warto również dodać, że system B2B Twojego kontrahenta może być zintegrowany z Twoim systemem B2B, dzięki czemu wymiana danych odbywa się w pełni automatycznie. W praktyce jednak integracja systemu wymaga dodatkowych działań wdrożeniowych i często bywa przedmiotem oceny opłacalności takiej integracji.

Wspieranie procesu zakupów i procesu sprzedaży w środowisku internetowym to główne zadanie dla systemu B2B. Również system Galactica Orion spełnia to podstawowe założenie, jednak nie ogranicza się tylko do rejestracji zapytań, ofert i zamówień, ale także realizuje wiele innych cennych funkcji, o których mogą Państwo przeczytać na kolejnych zakładkach tej strony.

więcej

Wracając do podstaw systemu B2B, w jaki sposób przenosimy ciężar pracy z kontrahentem na system B2B? Najważniejsze jest to, aby Twój kontrahent absorbował uwagę Twoich pracowników tylko i wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne. Zatem niech kontrahent zaloguje się na Twoją platformę B2B i na niej: poszuka sobie interesujących go towarów i usług, sam przeanalizuje cenniki, sam przygotuje zapytanie, w które Twój pracownik tylko wpisze ceny lub dobierze odpowiednią marżę. Klient także samodzielnie może wprowadzić konkretne zamówienie lub je wygenerować na podstawie otrzymanej oferty. System B2B jest w stanie wyeliminować niemalże do minimum, pracę związaną z wpisywaniem do systemu zapytań i zamówień, które teraz przeważnie dostajesz na e-maila lub faxem.

Druga bardzo istotna płaszczyzna korzyści, to nadzór nad płatnościami. System B2B musi zarządzać dokumentami finansowymi i płatnościami. Generowanie automatyczne faktur, importowanie przelewów, kojarzenie płatności, przypominanie o niezapłaconych fakturach oraz zarządzanie kredytami kupieckimi. Dzięki tym obszarom, możemy doskonale zapanować nad rozliczeniami z kontrahentami, eliminując do minimum np.: problemy z przepływem finansowym, nieuczciwymi kontrahentami i zarządzaniem dokumentami.

Rozróżniamy dwa rodzaje systemów B2B: systemy dedykowane oraz systemy tzw. pudełkowe. Funkcjonalność tych ostatnich nosi znamiona uniwersalnej i z uwagi na niski koszt oraz małe wymagania znajdują zastosowanie w małych i średnich firmach handlowych. Duże przedsiębiorstwa często wybierają drogę budowania własnych dedykowanych systemów B2B, które są dostosowane do specyfikacji towarów lub usług, które oferuję.

W jakiej firmie można zastosować system B2B przeczytają Państwo w kolejnym artykule, a szczegóły dotyczące konkretnych funkcji i architektury systemu B2B Galactica ORION znajdą Państwo klikając tutaj.

ZASTOSOWANIESYSTEMU B2B

Biuro handlowe

Specyfiką biura handlowego jest to, że sprzedaje towary obcych dostawców swoim klientom. Często także w modelu kiedy towar zamówiony u dostawcy od razu jest wysyłany do klienta lub też przyjeżdża do firmy i od razu jest przesyłany dalej bez jego magazynowania. Częsty model pracy w biurze handlowym przebiega następująco: otrzymujemy zapytanie na zestaw towarów, wysyłamy zapytania dostawców, otrzymujemy od nich oferty, przygotowujemy ofertę klientowi, klient zamawia, my zamawiamy u dostawcy, generujemy dokumenty rozliczeniowe, rozliczamy płatności. Specyficzne dla biura handlowego jest to, że nie magazynuje towarów i właściwie nie sprzedaje ich ze stocku. Sprzedaż nie opiera się na cennikach tylko na marży. Biura handlowe prowadzą katalogi towarów, które najczęściej sprzedają, ale także operują na zapytaniach tekstowych lub nazwach towarów, których nie posiadają w kartotece. W systemie B2B Galactica Orion zastosowano mechanizmy, które pozwalają swobodnie wymieniać z klientem zapytania, oferty i zamówienia, nie tracąc zbytecznego czasu na tworzenie złożonych kartotek (co ma miejsce w wielu systemach).

Hurtownia internetowa

Model pracy hurtowni internetowej jest bardzo podobny do biura handlowego. Główna różnica polega na tym, że w hurtowni sprzedajemy przeważnie ze stocku, znamy ceny zakupu, a więc po wybraniu odpowiedniego cennika, określającego marżę, znane są także ceny towarów dla wybranego klienta. Także częstym elementem w hurtowni jest utrzymywanie stanów minimalnych wybranych towarów po to, by zapewnić ciągłość realizacji przyszłych zamówień najpopularniejszych towarów. Również element ofertowania dostawców nie jest w tym modelu wymagany, nie musimy wysyłać zapytań ofertowych dostawców, możemy od razu składać do nich zamówienia i przyjmować dostawy na magazyn. System Galactica Orion B2B daje także możliwości uruchomienia dedykowanego panelu dla klientów hurtowni, który może być wykonany wg określonych wymagań: graficznych, funkcjonalnych, prezentacyjnych. W razie potrzeby, katalog towarów w Galactica Orion posiada możliwości dodania mediów (zdjęcia, filmy, linki do stron, opisy, dokumenty do pobrania), dzięki czemu wszystko to może być opublikowane dla kontrahentów w ich panelu dostępowym.

Przedsiębiorstwo produkcyjne

System B2B w przedsiębiorstwie produkcyjnym może być zastosowany m.in. w procesie sprzedaży własnych produktów/wyrobów. System posiada kartoteki wyrobów oraz stany magazynowe poszczególnych wyrobów, a sprzedaż odbywa się na podstawie sprzedaży ze stocku. Ponieważ w takim modelu sprzedaży własnych produktów nie realizowane są zadania ofertowania i zamawiania produktów u dostawców (nasza firma jest własnym dostawcą), system B2B Galactica Orion może zostać skonfigurowany do takiej właśnie sprzedaży. Wyeliminowane są zbędne kroki związane z komunikacją dostawców przy zachowaniu omówionych wyżej możliwości związanych z prezentacją wyborów w internecie dla zdefiniowanych kontrahentów lub klientów indywidualnych. Internetowa architektura systemu B2B Galactica daje także doskonałe możliwości budowania własnej sieci mobilnych lub terenowych sprzedawców, których można zintegrować na platformie systemu. Oprócz funkcjonalności B2B w systemie znajdziemy także wiele cennych funkcji CRM.

Centralizacja zakupów w firmie

Średnie i duże przedsiębiorstwa produkcyjne posiadają scentralizowany system gromadzenia zapotrzebowania od pracowników. Dzięki tej centralizacji, mogą skutecznie grupować zapytania ofertowe do dostawców, zamawiać większe ilości towarów, skuteczniej negocjować ceny i nadzorować proces zakupów i dystrybucji zakupionych materiałów. System Galactica Orion, dzięki bogatej funkcjonalności B2B oraz zintegrowanemu modułowi zapotrzebowania, doskonale znajduje zastosowanie także w dziale zakupów. Dzięki internetowej architekturze, pracownicy łatwo uzyskują dostęp do systemu i mogą systemowo rejestrować swoje zapotrzebowania np.: na materiały eksploatacyjne, biurowe, środki czystości itp. Proces zakupów opiera się na zdefiniowanej bazie najczęściej zamawianych towarów oraz na bazie dostawców. Można wysyłać zapytania ofertowe do wielu dostawców. Dostawcy wprowadzają swoje wyceny bezpośrednio do systemu, dzięki czemu dział zakupów może łatwo porównać oferty i łatwo wygenerować zamówienia do wybranych dostawców.

Usługi abonamentowe/cykliczne

System B2B Galactica Orion znajduje zastosowanie również w samym obszarze rozliczeń. Oprócz rejestrów sprzedaży i zakupów, system posiada elementy związane z warunkami płatności, kredytami kupieckimi, przelewami itp. Dodatkowo, w systemie B2B Galactica Orion, znajduje się zaawansowany moduł płatności cyklicznych służący do rejestracji, naliczania i rozliczania opłat abonamentowych. Rozwiązanie to znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie okresowe wystawianie faktur i rozliczanie płatności obarczone jest dużą pracochłonnością pracowników. Za pomocą Galactica Orion można definiować klientów, przypisywać im zamówione usługi, definiować wielkości opłat, ich okresy. Na podstawie tych danych system automatycznie generuje faktury, wysyła je klientom, przyjmuje i rozlicza przelewy, rozlicza płatności, powiadamia o przeterminowanych i nieuregulowanych opłatach. Dzięki mechanizmom raportowym otrzymujemy narzędzia do nadzoru nad procesem pobierania opłat, a w przypadku wdrożenia dedykowanego systemu możliwe jest zintegrowanie systemu z blokowaniem dostępu do usług.

Zarządzanie projektami

Współczesne firmy przywiązują coraz większą wagę do prawidłowego przepływu informacji między działami, zarządzania zadaniami, optymalizacji pracy. Zadaniem systemu informatycznego Galactica Orion B2B są skuteczne planowanie każdego przedsięwzięcia projektowego, realizacja ustalonych założeń i strategii firmy, kontrola poziomu realizacji poszczególnych zadań. Dzięki zastosowaniu systemu menager firmy ma pełny podgląd na planowane działania, stopień ich wykonania, efektywność i koszty. Planowanie zadań z systemem Orion B2B pozwala przede wszystkim na uporządkowanie informacji o projekcie, usprawnienie prac i podział zadań pomiędzy pracownikami. W jednym miejscu przechowywane są informacje na temat bieżących prac w przedsiębiorstwie a ryzyko zapomnianych zadań jest zminimalizowane.