Kompleksowy system B2B wspomagający proces sprzedaży i zakupów

Funkcjonalność systemu Galactica Orion to bardzo bogaty zestaw przydatnych narzędzi, których dostępność można dopasować do zapotrzebowania, charakteru prowadzonej działalności czy modelu sprzedaży lub zakupów. Poniższy schemat przedstawia główne elementy i funkcje.

Główne obszary i funkcjonalności:

• Elementy CRM - zarządzanie danymi i relacjami z klientami, dostawcami i innymi kontrahentami, spotkania, kontakty, kalendarz, poczta e-mail itp.
• Elementy B2B - katalog wyrobów i towarów, zapytania, oferty, zamówienia, cenniki, magazyn itp.
• Rozliczenia - zakupy i koszty, przyjęcia i wysyłki, kredyty kupieckie, przelewy i płatności itp.
• Pozostałe - wiele cennych i ciekawych funkcji.

System Galactica ORION został stworzony w oparciu o interfejs aplikacji internetowych Galactica, co czyni go systemem, który może być łatwo i tanio rozwijany o kolejne funkcjonalności.

W Galactica Orion dostępnych jest wiele elementów B2B. Ich zastosowanie warunkuje wariant wdrożenia systemu zależny od modelu procesu w przedsiębiorstwie. Elementy, z których klient nie korzysta są wyłączone. Zakres funkcjonalny dostępnych modułów może ulec dostosowaniu do wymagań procesu.
 

• Sprawa/wątek - każdy nowy wątek, który zostaje zapoczątkowany w systemie oraz wszelkie informacje, zapisujemy w kartotece sprawy. Sprawa ma swój unikatowy numer i osobę lub zespół odpowiedzialny. Z poziomu sprawy rejestrujemy zapytania, oferty, zamówienia, kontakty, dokumenty itp.
• Zapytania ofertowe od klientów, mogą dotyczyć konkretnych produktów z bazy produktów/usług lub też stanowić zapytanie o produkty/usługi opisane tekstowo.
• Oferty dla klientów są wynikiem odpowiedzi na zapytanie ofertowe, przedstawiają w punktach/pozycjach ofertę, jej warunki dostawy i płatności, termin ważności, wycenę. Oferty mogą być drukowane, wysyłane na e-mail, lub FAX (przez internet), w formie graficznej dostosowanej do potrzeb klienta.
• Zapytania do dostawców. Firmy handlowe, które prowadzą sprzedaż obcego towaru składają zapytania do dostawców z bazy, takich którzy mają przypisane interesujące nas produkty lub też nie (np. nowo wpisani dostawcy). Dostawcy otrzymują zapytania drogą e-mailową, odpowiadają na nie, wpisują bezpośrednio do systemu swoje oferty.
• Oferty od dostawców. Wynikiem odpowiedzi na zapytanie do dostawcy jest oferta dostawcy, z której możemy utworzyć ofertę dla klienta lub przenieść część wybranych pozycji oferty.
• Zamówienia od klientów. Klient może zamówić produkty wg całej przesłanej oferty lub wybierając jej poszczególne elementy.
• Zamówienia do dostawców. Wybrane pozycje z ofert dostawców mogą stanowić podstawę do wygenerowania zamówień do tych dostawców. Moduł zamówień do dostawców umożliwia łączenie wielu zamówień do jednego dostawcy w jedno zamówienie.
• Kartoteka produktów. Struktura drzewiasta produktów - możemy przypinać jeden produkt do wielu folderów. Kartoteka produktu, oprócz pól opisowych, posiada wiele cennych elementów takich jak: dodawanie dokumentów do pobrania, galerii zdjęć, filmów, drukowanie karty katalogowej produktu, definiowane dodatkowych atrybutów opisowych. Kartoteka produktów jest związana z magazynem i umożliwia szybki podgląd na stany magazynowe i szybkie przejście do sprzedaży.  
• Zapotrzebowanie. Do użytku wewnątrz firmy, do składania zamówień przez pracowników np.: sprzętów, materiałów eksploatacyjnych itp.. Zapotrzebowanie jest specyficzną wersją zapytania ofertowego, jednak nie odpowiadamy na nie ofertą, tylko procesem akceptacji zapotrzebowania, co skutkuje oznaczeniem zapotrzebowania do realizacji. Następnie prowadzony jest proces wysyłania zapytań do dostawców i gromadzenia od nich ofert, wyboru oferty i złożenia zamówienia.
• Magazyn. Generowanie dokumentów: przyjęcia i wydania, przesunięcia oraz kompletacja produktów z katalogu. Przeglądy stanów magazynowych.
• Kompletacja. Umożliwia zdefiniowanie produktu z kilku innych dostępnych w bazie produktów.
• Dostawy. Przyjmowanie dostaw wg wygenerowanych zamówień do dostawców, szybkie wyszukiwanie i ocena dostawcy.
• Wysyłki. Przygotowywanie wysyłek, kompletowanie listy wysyłkowej do klienta (tzw. packinglist), dodawanie zdjęć produktów przed wysyłką.
• Oceny dostaw. Ankieta za pomocą, której dokonujemy oceny dostawcy odpowiadając na kilka pytań.
• Cenniki produktów. Cenniki produktów opierają się na zdefiniowanych grupach cenowych, którym przypisujemy konkretne marże. Oprócz tego, marże w konkretnych grupach cenowych mogą być dopasowywane do grup produktów lub też konkretnych towarów.
• Zgłoszenia serwisowe/reklamacyjne Bazując na zamówieniu klienta można utworzyć rejestr gwarancji na produkty identyfikowane przez numery seryjne (np komputery). Każdy numer seryjny ma określoną datę gwarancji, system umożliwia masowy import numerów seryjnych. Klient może poprzez panel kontrahenta na bieżąco sprawdzać aktualne gwarancje na produkty oraz zgłaszać reklamacje na wybrane jednostki posługując się przy zgłoszeniu numerem seryjnym. Odbiór zgłoszenia generuje powiadomienie mailowe do klienta o przyjęciu lub odrzuceniu. Ewidencja reklamacji w systemie umożliwia uporządkowanie procesu przetwarzania takich zgłoszeń.

Galactica Orion jest systemem przygotowanym do samodzielnego dostosowywania. Za pomocą panelu administracyjnego możliwe jest nie tylko zarządzanie strukturą i dostępem, ale także elementami formularzy, etykiet, raportów, powiadomień, wydruków itp. Dodatkowo dostępnych jest kilka dodatkowych narzędzi do wykorzystania, opisanych poniżej.
 

• Zarządzanie użytkownikami aplikacji. Definicja kont użytkowników systemu wraz z bazą danych osób posiadających dostęp do aplikacji. Ustawienie związane z poziomami uprawnień, co do funkcji w systemie. Czasowe włączanie i wyłączanie dostępu do aplikacji. Lista zalogowanych użytkowników, historia (statystyka) korzystania z aplikacji przez użytkowników. Budowanie struktury hierarchicznej pracowników (przełożeni i podwładni).
• Role i uprawnienia. System posiada zestaw precyzyjnych ról określający uprawnienia użytkowników co do poszczególnych funkcji systemu oraz poziomy uprawnień związanych z dostępem do danych.
• Oddziały. W systemie można także wprowadzić strukturę organizacyjną firmy, zdefiniować oddziały, regiony itp., przypisać do nich użytkowników oraz określić dostęp do danych w obrębie poszczególnych jednostek.
• Moduł poczty e-mail. Po zintegrowaniu domeny klienta oraz jego skrzynek e-mail z systemem, możliwe jest przetwarzanie korespondencji z klientami i dostawcami z poziomu interfejsu systemu.
• Zarządzanie listami wyboru. Samodzielne dostosowywanie przez klienta słowników i list wyboru, tak aby zachować maksymalną elastyczność systemu w trakcie jego eksploatacji.
• Zarządzanie etykietami w systemie. Każde pole w systemie posiada swoją nazwę, jest ona edytowalna, w związku z czym jeśli w firmie ulegają modyfikacji lub dostosowaniu nomenklatury nazewnictwa pewnych pól, klient może samodzielnie dokonać ich dostosowania.
• Praca wielowątkowa. Interfejs Galactica jest wielowątkowy, co odróżnia go od większości konkurencyjnych rozwiązań. W interfejsie Galactica, w jednej aplikacji można mieć otwartych wiele obiektów i rejestrów danych. Oznacza to, że jeśli właśnie edytujemy kartotekę niezgodności nr 3 to, bez jej zamykania możemy wejść do innej lub wyszukać inne informacje, które są nam w danym momencie potrzebne.
• Wydruki. Drukowanie kartotek obiektów i zestawień.
• Wielojęzyczność. Interfejst Galactica jest wielojęzyczny, standardowo dostarczamy wersję PL i EN, na zamówienie także inne języki.
• Moduł raportowy. Umożliwia tworzenie zestawień tabelarycznych związanych z przetwarzanymi danymi. Kreator umożliwiać będzie zapisywanie wybranych szablonów raportów (kryteriów wyszukiwania) oraz ich uruchamianie na żądanie podczas pracy w systemie. Raporty, m.in. będą umożliwiały: śledzenie postępu w realizacji zadań, nadzorowanie i alarmowanie zadań przedterminowych, diagramów.
• Generator powiadomień e-mail. Dopuszcza się wysyłanie dowolnych powiadomień, e-mail z wybranych elementów aplikacji (do ustalenia podczas tworzenia aplikacji). Generator poza tym posiada dziennik wysłanych powiadomień i listę powiadomień niewysłanych i oczekujących.
• Dziennik zdarzeń wraz z archiwum. Podczas pracy z systemem zapisywane są tzw. logi, informacje o działalności użytkownika w aplikacji. Informacja składa się takich elementów jak: kto? kiedy? co robił? Opis zdarzeń ma charakter ogólny związany z rodzajem zadziałania.
• Elementy przyjazne użytkownikowi – każdy system Galactica posiada pola z szybkim wyborem i podpowiadaniem, poszczególne kartoteki umożliwiają bezpośrednie przejście do obiektów związanych np. z kartoteki klienta do listy jego reklamacji, z kartoteki reklamacji do kartoteki klienta itp.
• Pomoc – w systemie dostępna jest bogata pomoc dla użytkowników. Pomoc jest w formie krótkich i zwięzłych ściągawek oraz krótkich filmów instruktarzowych.